به منظور شکل گیری کارآمد مدیریت دانش در سازمان نیازمند استفاده از سیستم تبادل دانش قدرمتندی هستیم که بتواند تبادل دانسته‌ها، نظام پیشنهادات، راهکارهای انگیزشی و … در برداشته باشد. از طرفی سامانه مدیریت دانش سازمانی باید تا حد امکان از رابط کاربری آسانی برخوردار باشد تا کارکنان به راحتی بتوانند آن را درک کرده و بدون سردرگمی به استفاده از آن بپردازند. با توجه به نقش فناوری در مارپیچ دانش سازمانی، سامانه نرم افزار مدیریت دانش، می‌تواند 6 بخش مختلف را شامل شود. در ادامه به تشریح این بخش‌ها میپردازیم:

چرخه دانش

هر کاربر باید بتواند از هر نقطه و در هر زمان آموزه فراگیری شده را با استفاده از اطلاعات کاربری خود، وارد نماید. اطلاعات می‌تواند به صورت انواع فایل‏های صوتی، تصویری، نوشتاری، نقشه و … قابل دریافت شود. لازم به ذکر است در صورت عدم تمایل یا توان استفاده از رایانه، کاربر باید بتواند دانش خود را در فرم‌های استانداردی وارد نماید. پس از این کار با استفاده از کاربری معتمد اطلاعات وی در سیستم بارگذاری گردد.

دانش‌های قبول شده در یک پایگاه داده قرار گرفته و امکان جستجوی دانش برای همه کاربران فراهم شود. البته باید این نکته را در نظر داشت که ممکن است برخی اطلاعات سازمان سطح بندی شده باشند و هرکسی نباید به این طالاعات دسترسی داشته باشد. در این صورت باید در کمیته راهبری مدیریت دانش پروتکل‌های سطح دسترسی به طور دقیق مشخص گردد.

سامانه نرم افزار مدیریت دانش باید دارای سامانه جستجوی پیشرفته باشد. به گونه ای که با کم‌ترین کلمات کلیدی ارائه شده توسط جستجو کننده بتواند، به بهترین نحو نتایج مطلوب را متناسب با نیاز کاربر ارائه دهد. به منظور رعایت حققو مالکیت فکری افراد (کسی که ارائه دهنده دانش است)، باید بخشی به عنوان «اعلام استفاده از دانش» تعبیه شده باشد تا استفاده‌کنندگان از دانش با اعلام این وضعیت سوء استفاده از دانش اولیه را به حداقل برسانند و از پاداش بهره‌مند گردند. مسلما چنانچه شخصی به اعلام وضعیت استفاده از دانش عمل نکند، در صورت سو استفاده مورد مجازات قرار گیرد. در این خصوص نیز کمیته راهبری دانش باید تدابیری اندیشیده و قوانین منسجم و دقیق را برای برخورد متخلفین صادر نماید.

همچنین با در نظر گرفتن تالارهایی مجازی جهت مناظره و گفت و گوی تخصصی ارتباطاتی پویا در بین کارکنان سازمان فراهم می‌شود. در این تالارها افراد می‌توانند سؤالات خود را وارد کرده و از نظرات دیگر افراد برای رفع مشکلات سازمان استفادهد نمایند.

‌سیستم ارزیابی دانش

سامانه نرم افزار مدیریت دانش باید قابلیت ارزیابی دانش‌های ورودی را فراهم آورد. این عمل بیاد به گونه‌ای باشد که هر دانش باتوجه به ماهیتی که دارد و میزانی کاربردی بودن آن امتیازی دریافت نماید. در طول زمان این امتیازات در نرم افزار تجمیع شده و افزایش امتیاز فرد را به همراه خواهد داشت. امتیاز هر کاربر با کاربران دیگر مقایسه شده و رتبه فرد را به لحاظ دانشی در سازمان بیان می دارد. با استفاده از این امتیاز می‌توان برای افزایش انگیزه تبادل و استفاده دانش، می‌توان هر ساله فرد (افرادی) را به عنوان فرد (افراد) دانشی سازمان معرفی و از آنان تجلیل به عمل آورد.

همچنین نرم‌افزار، امکان ارزیابی «دانش سازمان»، «دانش واحد سازمانی» و «دانش افراد» را داشته باشد. در کنار این خصیصه می‌توان نمودارهای رشد دانش سازمانی در حوزه‌های دانش آشکار، پنهان، فردی، سازمانی و … را هم به عنوان خروجی در نظر گرفت.

‌سیستم پاداش مالی

نرم افزار مدیریت دانش باید از عوامل گوناگون انگیزشی برای ترغیب کارکنان به ورود دانشها بهره گیرد؛ مانند سامانه پاداش مالی.

همانطور که گفته شد این سامانه باید به طور خودکار به تولیدکننده دانش و استفاده‌کنندگان از دانش بر اساس الگوهای خاص خود سازمان امتیاز داده و متناسب با امتیازاتی که هر شخص دریافت می کند، به آن‌ها پاداش داده شود.

در خصوص نظام امتیاز دهی باید به بحث امنیت آن توجه ویژه نمود تا هر گونه سو استفاده از این قضیه به حداقل برسد.

نقشه دانش سازمانی

در این سامانه، کاربر می‌تواند نقشه دانش کل سازمان، واحد سازمانی و یا افراد را مشاهده نماید؛ البته باید این نکته را هم در نظر گرفت که ممکن است نقشه دانش سازمانی سطح دسترسی متفاوتی داشته باشد و هر کسی نتواند به تمام نقشه دانش سازمانی دسترسی داشته باشد. این نقشه‌ها به‌عنوان یک ابزار بسیار مناسب برای تنظیم تیم‌های پروژه‌های گوناگون در اختیار مدیران پروژه قرار می‌گیرد.

طبقه بندی و کدگذاری دانش

در سامانه نرم افزاری مدیریت دانش انبوهی از دانشهای مختلف وارد می‌شود. نرم افزار مدیریت دانش باید بتواند با الگوریتم‌های خاصی که برای آن تعبیه می‌شود اطلاعات و دانش افراد را دسته‌بندی و کدگذاری نماید. بدین ترتیب پس از مدتی، سازمان به راحتی می‌تواند دانش طبقه بندی شده را در حوزه‌های مختلف کاری خود و در اشکال گوناگون استخراج کند.

از دیگر قابلیت‌های یک سامانه نرم افزاری مدیریت دانش قبالیت مستندسازی دانش است. بدین صورت که مستندات دانشی سازمان که ارزش دانشی داشته و قابلیت جمع‌آوری رایانه‌ای داشته باشد، جمع‌آوری و دسته‌بندی شده و با انواع جستجوی پیشرفته قابل بازیابی خواهند بود.

زیر‌سیستم گزارش به مدیران

یکی از مزایای نرم افزار مدیریت دانش گزارش‌های گوناگون از گردش دانش سازمان، واحد سازمانی، گروه‌ها و افراد است که مدیران می‌توانند براساس سطح دسترسی که دارند این گزارشات را ملاحظه کنند. از مزایای این گزارشات این است که مدیران می‌توانند با اطلاع از سطح دانش سازمانی از هشدارهای دانشی در مورد دانش‌های استراتژیک، بحرانی و … برخوردار شوند. همچنین مدیران می‌توانند از کیفیت فعالیت تیم‌های مدیریت دانش، خبرگان و … به تفکیک آگاه شوند.