تصور کنید شما و همسرتان هر دو در دفترچه تلفن گوشی موبایل خود شماره ای از دوستان مشترک خود داشته باشید. قطعا همپوشانی بین آنها وجود دارد، به طوری که هر دو شما شماره تلفنی برای دوستان مشترک خود دارید، همچنین آدرس هایی وجود داردکه فقط شما می دانید در دفتر تلفنتان وجود دارد و برخی را نیز تنها او می داند. همچنین ممکن است شماره ها در دو دفترچه بصورت متفاوت سازماندهی شده باشند. شما ممکن است دوست خود را تحت عنوان “ممد” برای “محمد” و یا حتی زیر وی را در بخش “رفقا” سازمان دهی کرده باشید، در حالی که همسرتان ممکن است او را با عنوان “بهبودی” و یا تحت نام و نام خانوادگی شما به این دلیل که بهبودی عضو دسته دوستان شماست مرتب کرده باشد. در لحظات نیاز فوری ممکن است هیچیک از شما نتوانید آدرس بهبودی را پیدا کنید!
در اینجا مدیریت داده‌ها می تواند بسیار مهم باشد. اگر شما مجبور باشید هر دو از یک دفترچه تلفن استفاده نمایید، می توانید مجموعه ای از قوانین در مورد چگونگی سازماندهی دفتر تلفن تدوین کنید و هر دو از آن قوانین پیروی کنید. به این ترتیب شما مطمئن می شوید که محمد بهبودی دو بار در بخش”م” و در بخش “ب” وارد نشده است.
مواجهه با این وضعیت ممکن است برای شما آشنا باشد، احتمالا همین الان دارید در خصوص موارد مشابهی مانند، کتاب ها یا حتی لیست های خرید فکر میکنید. هر جا که حجم زیادی از داده ها وجود دارد، قطعا با این مشکلات مواجه می‌شوید مگر اینکه قوانین لازم را وضع و از آن پیروی کرده باشید.
MDM به عنوان یک بهبود دهنده عالی برای هوشمندی کسب و کار مورد استفاده قرار میگیرد. MDM میتواند در استقرار هوشمندی کسب و کار، یک تسهیل کننده باشد و تصمیمات بهتری را برای سازمان فراهم آورد. بسیاری از شرکت ها دارای مقدار زیادی از اطلاعات مهم؛ مانند شماره کارت اعتباری، تاریخ خرید، مقدار خرید، یا حتی داده‌های مرتبط با بودجه، حسابداری و هزینه و درآمد و… هستند. سازماندهی موثر تمام داده‌های مورد نیاز و اصلی برای تحلیل‌ها و تصمیم‌گیری ها، به طوری که فقط یک بار نیاز به ورود اطلاعات باشد و نه چند بار، بخش عمده ای از هوش کسب و کار یا هوش تجاری است.
MDM به این دلیل بکار گرفته میشود که نگرانی های شما را از بابت اطمینان به کوهی از داده های مختلف همگی در یک پایگاه داده مستقر می‌شوند، از بین می‌برد. بخصوص که داده ها، داده های حیاتی سازمان هستند و سازگاری، دقت و اطمینان آن ها با MDM انجام میشود. همچنین به کمک آن داده های مورد نیاز هر سطح از کارکنان و مدیران سازمان به خوبی فراهم میشود و مجبور به جستجو در بالا و پایین داده ها و اتلاف وقت خود نیستند. MDM دارای توابع مدیریت داده های کلیدی عملیاتی است. این بدان معنا است که هنگامی که یکی از کارکنان اطلاعات یک مشتری یا صورت وضعیت یا اطلاعات دیگری را تغییر می‌دهد، این تغییر به طور دقیق در تمام سیستم های اطلاعاتی دیگر انجام میشود. به عنوان مثال آدرس یک مشتری، به هنگام بروز رسانی آدرس جدید، تغییر این داده در تمام بانک های اطلاعاتی مرتبط را تضمین شده و تمام سیستم‌ها، اطلاعات صحیحی را در اختیار خواهند داشت.
نکته جالب دیگر در مورد MDM ویژگی خدمات مدیریت پیکربندی است. این مورد به شما اجازه می دهد اتصال پایگاه داده خود را به سرعت، به راحتی و با تنظیمات درست انجام دهید. به طور خلاصه، باید گفت با MDM ترسناکترین بخش پایگاه‌ای داده به آرامی در حال ناپدید شدن هستند. هر کس می داند که یک پایگاه داده به عنوان محیطی تلفیقی برای تمام داده های شما، ایده خوبی است؛ اما انجام تنظیمات و ارتباط بین داده‌های یکسان که به گونه ای متفاوت در سایر پایگاه های داده تعریف شده اند، دلهره آور هستند. اما مدیریت داده ها با استفاده از ویژگی هایی مانند خدمات داده های کلیدی (MDS) ساده تر و آسان تر میشود.